Πώς κρατάς έσοδα και έξοδα σε εστιατόριο χωρίς λογιστικές γνώσεις
Η σύντομη απάντηση
Χρειάζονται τρεις κινήσεις. Πρώτον, κάθε τιμολόγιο προμηθευτή καταχωρείται την ημέρα της παραλαβής. Δεύτερον, το Ζ της ημέρας καταγράφεται στο κλείσιμο, χωρισμένο ανά συντελεστή ΦΠΑ. Τρίτον, τα σταθερά έξοδα του μήνα, ενοίκιο, μισθοδοσία, ρεύμα, μπαίνουν μία φορά τον μήνα. Με αυτά τα τρία, ο ιδιοκτήτης βλέπει τζίρο, κόστος και καθαρό κέρδος χωρίς να ξέρει λογιστική και χωρίς να περιμένει τον λογιστή.
Η διαφορά από αυτό που κάνει ο λογιστής
Ο λογιστής σου κρατάει τα βιβλία για το κράτος. Δουλεύει με τα παραστατικά που του δίνεις, συνήθως μία φορά τον μήνα ή και ανά τρίμηνο, και παράγει δηλώσεις. Η δουλειά του είναι απαραίτητη και δεν αντικαθίσταται.
Αυτό που δεν κάνει, γιατί δεν είναι η δουλειά του, είναι να σου πει τη Δευτέρα ότι το food cost ανέβηκε ή ότι χρωστάς στον κρεοπώλη από τον προηγούμενο μήνα. Αυτή η πληροφορία είναι διοικητική και τη χρειάζεσαι τώρα, όχι σε τρεις μήνες.
| Λογιστής | Δική σου παρακολούθηση | |
|---|---|---|
| Σκοπός | Φορολογικές υποχρεώσεις | Αποφάσεις διοίκησης |
| Συχνότητα | Μηνιαία ή τριμηνιαία | Καθημερινή |
| Τι σου δίνει | Δηλώσεις, ισοζύγια | Τι σου μένει, σε ποιον χρωστάς |
| Πότε το μαθαίνεις | Εβδομάδες αργότερα | Την ίδια μέρα |
Το σύστημα των δέκα λεπτών
Κάθε παράδοση: 15 δευτερόλεπτα
Ο προμηθευτής αφήνει το τιμολόγιο. Πριν το βάλεις στο κλασέρ, το σαρώνεις. Ο προμηθευτής και η ημερομηνία βρίσκονται μόνα τους από το QR, γράφεις το ποσό. Αν πληρώνεις με την παραλαβή, το σημειώνεις μαζί.
Κάθε βράδυ στο κλείσιμο: 1 λεπτό
Το Ζ της ταμειακής δίνει τον τζίρο ανά συντελεστή ΦΠΑ. Γράφεις τα δύο ή τρία νούμερα. Αν έχεις delivery πλατφόρμες, η εκκαθάρισή τους μπαίνει όποτε έρχεται, συνήθως εβδομαδιαία.
Μία φορά τον μήνα: 10 λεπτά
Ενοίκιο, μισθοδοσία, εισφορές, ρεύμα, νερό, τηλέφωνο, λογιστής, ασφάλειες. Είναι τα ίδια κάθε μήνα, αλλάζουν μόνο τα ποσά.
Ποιος καταχωρεί
Δεν χρειάζεται να το κάνεις εσύ. Το αντίθετο μάλιστα: όποιος παραλαμβάνει τα εμπορεύματα είναι ο σωστός άνθρωπος για να σαρώνει τα τιμολόγια, γιατί είναι εκεί τη σωστή στιγμή.
Αυτό όμως προϋποθέτει ότι ο υπάλληλος μπορεί να καταχωρεί χωρίς να βλέπει τζίρους, κέρδη και υπόλοιπα. Ένα σύστημα με ρόλους το λύνει: ο υπάλληλος σαρώνει και καταχωρεί αγορές και έξοδα, ο ιδιοκτήτης βλέπει τα πάντα.
Τι κοιτάς στο τέλος του μήνα
- 1Τζίρος χωρίς ΦΠΑ, σε σύγκριση με τον προηγούμενο μήνα και με πέρυσι.
- 2Αγορές ως ποσοστό του τζίρου. Αυτό είναι το food cost σου.
- 3Λοιπά έξοδα, με τη μισθοδοσία ξεχωριστά.
- 4ΦΠΑ προς απόδοση, δηλαδή ΦΠΑ εσόδων μείον ΦΠΑ εξόδων.
- 5Καθαρό κέρδος.
- 6Υπόλοιπα προμηθευτών και ποιοι έχουν ξεφύγει.
Και μία εξαγωγή για τον λογιστή, ώστε να μη χρειάζεται να του πηγαίνεις σακούλες με χαρτιά. Όταν ο λογιστής παίρνει καθαρά αρχεία με αγορές, έσοδα και έξοδα του μήνα, η δουλειά του γίνεται σε μία ώρα αντί για μία μέρα, και τα λάθη μειώνονται δραστικά.
Πολλά μαγαζιά, ένας λογαριασμός
Αν έχεις δύο ή τρεις επιχειρήσεις, το χειρότερο που μπορείς να κάνεις είναι να τις βάλεις μαζί. Ο μέσος όρος κρύβει ποια δουλεύει και ποια σε τραβάει κάτω.
Το σωστό είναι κάθε επιχείρηση να έχει δικούς της προμηθευτές, δικά της έσοδα και δική της αναφορά, και εσύ να αλλάζεις ανάμεσά τους από τον ίδιο λογαριασμό.
Συχνές ερωτήσεις
- Χρειάζομαι πρόγραμμα ή φτάνει ένα Excel;
- Το Excel δουλεύει μέχρι ένα σημείο. Τα προβλήματά του είναι τρία: δεν το ενημερώνεις από το κινητό την ώρα της παραλαβής, σπάει εύκολα με έναν λάθος τύπο, και δεν μπορεί να το χρησιμοποιεί ταυτόχρονα το προσωπικό χωρίς να βλέπει τα πάντα.
- Πόσο χρόνο θέλει πραγματικά την ημέρα;
- Περίπου δέκα λεπτά, μοιρασμένα σε μικρές στιγμές. Το βάρος δεν είναι ο χρόνος, είναι η συνέπεια.
- Αντικαθιστά την ταμειακή μηχανή;
- Όχι. Η ταμειακή είναι υποχρέωση απέναντι στην ΑΑΔΕ και εκδίδει αποδείξεις. Η παρακολούθηση εσόδων εξόδων παίρνει το σύνολο του Ζ και το συνδυάζει με τα έξοδα για να σου δείξει κέρδος.
- Τι γίνεται με τα μετρητά που παίρνω από το ταμείο;
- Καταγράψτε τα ως ανάληψη ιδιοκτήτη, όχι ως έξοδο της επιχείρησης. Αλλιώς το κέρδος εμφανίζεται μικρότερο και δεν ξέρεις ποτέ πόσο πραγματικά αποδίδει το μαγαζί.
Το κείμενο είναι ενημερωτικό και δεν αποτελεί λογιστική ή φορολογική συμβουλή. Για τις υποχρεώσεις της επιχείρησής σου απευθύνσου στον λογιστή σου. Τελευταία ενημέρωση: 11/9/2026.