Υπόλοιπα προμηθευτών: πώς να ξέρεις κάθε στιγμή σε ποιον χρωστάς και πόσο
Η σύντομη απάντηση
Καρτέλα προμηθευτή είναι η καταγραφή όλων των αγορών και όλων των πληρωμών προς έναν προμηθευτή, με τρέχον υπόλοιπο. Το υπόλοιπο βγαίνει ως σύνολο αγορών με ΦΠΑ μείον σύνολο πληρωμών. Χωρίς αυτήν, ο ιδιοκτήτης μαθαίνει τι χρωστάει από τον ίδιο τον προμηθευτή, που σημαίνει ότι διαπραγματεύεται από θέση αδυναμίας και δεν μπορεί να εντοπίσει λάθη ή διπλοχρεώσεις.
Γιατί το μπλοκάκι δεν φτάνει
Το σύστημα που χρησιμοποιούν τα περισσότερα μαγαζιά είναι: τα τιμολόγια μπαίνουν σε ένα κλασέρ, ο προμηθευτής έρχεται την Παρασκευή, λέει ένα ποσό, πληρώνεις. Λειτουργεί, μέχρι τη μέρα που δεν λειτουργεί.
Τα προβλήματα που δημιουργεί είναι συγκεκριμένα και συμβαίνουν σε όλους:
- Δεν ξέρεις το συνολικό σου χρέος μέχρι να σε πάρουν τηλέφωνο. Άρα δεν μπορείς να προγραμματίσεις ταμείο.
- Δεν εντοπίζεις ένα τιμολόγιο που χρεώθηκε δύο φορές ή μια παράδοση που δεν έγινε ποτέ.
- Δεν έχεις επιχείρημα στη διαπραγμάτευση. Το «σου δίνω 4.000 τον μήνα σταθερά εδώ και δύο χρόνια» είναι διαφορετικό από το «αγοράζω αρκετά».
- Όταν φύγει ο άνθρωπος που τα ήξερε όλα, φεύγει και η πληροφορία.
Τι πρέπει να έχει μια σωστή καρτέλα
| Στοιχείο | Γιατί |
|---|---|
| ΑΦΜ | Για να ταιριάζουν αυτόματα τα σαρωμένα τιμολόγια |
| Κάθε παραστατικό με ημερομηνία, αριθμό και ποσό | Για έλεγχο και για ιστορικό τιμών |
| Κάθε πληρωμή με ημερομηνία, ποσό και τρόπο | Για να συμφωνεί το υπόλοιπο |
| Τρέχον υπόλοιπο | Το νούμερο που κοιτάς πριν πληρώσεις |
| Ηλικία παλαιότερης ανοιχτής οφειλής | Για να ξέρεις πόσο πίσω έχεις μείνει |
Υπόλοιπο = Σύνολο αγορών με ΦΠΑ - Σύνολο πληρωμών
Θετικό υπόλοιπο σημαίνει ότι χρωστάς. Μηδέν σημαίνει εξοφλημένος. Αρνητικό σημαίνει ότι έχεις δώσει προκαταβολή.
Ο κανόνας των τριάντα ημερών
Στην εστίαση η συνήθης πίστωση είναι δεκαπέντε έως τριάντα ημέρες. Αν ένα παραστατικό μείνει ανοιχτό πάνω από σαράντα πέντε ημέρες, ένα από τα δύο συμβαίνει: είτε έχεις πρόβλημα ρευστότητας είτε ξέχασες.
Και τα δύο θέλουν να τα μάθεις εσύ πρώτος, όχι ο προμηθευτής. Ένα όριο ποσού και ένα όριο ημερών, που να σε ειδοποιεί αυτόματα, λύνει το θέμα. Για παράδειγμα: ειδοποίηση όταν κάποιος ξεπεράσει τα 1.000 ευρώ ή όταν ένα παραστατικό μείνει ανοιχτό πάνω από τριάντα ημέρες.
Πώς εντοπίζεις ανεβασμένες τιμές
Αν καταχωρείς τα παραστατικά ανά είδος και όχι μόνο ως σύνολο, η καρτέλα γίνεται και ιστορικό τιμών. Τότε βλέπεις ότι ο γύρος πήγε από 5,90 σε 6,40, δηλαδή 8,5 τοις εκατό, και μπορείς να ρωτήσεις γιατί.
Στα περισσότερα μαγαζιά αυτή η αύξηση περνάει απαρατήρητη, γιατί το σύνολο του τιμολογίου αλλάζει έτσι κι αλλιώς κάθε φορά ανάλογα με την παραγγελία. Το μόνο που φαίνεται είναι ότι «φέτος ξοδεύουμε περισσότερα», χωρίς να ξέρεις σε τι.
Πρακτικό σύστημα σε τρία βήματα
- 1Κάθε παραστατικό καταχωρείται τη μέρα που έρχεται, όχι στο τέλος της εβδομάδας. Με σάρωση του QR παίρνει δώδεκα δευτερόλεπτα.
- 2Κάθε πληρωμή καταχωρείται τη στιγμή που γίνεται, με τον τρόπο πληρωμής. Αν εξοφλείς με την παραλαβή, καταχωρείται μαζί με το παραστατικό.
- 3Μία φορά την εβδομάδα κοιτάς τη λίστα υπολοίπων. Πέντε λεπτά.
Συχνές ερωτήσεις
- Πρέπει να καταχωρώ και τις αποδείξεις από τη λαϊκή;
- Ναι, αν θέλεις σωστό food cost. Μπορούν να μπουν ως αγορές χωρίς παραστατικό ή σε έναν προμηθευτή με όνομα «Λαϊκή». Αλλιώς το κόστος σου εμφανίζεται ψευδώς χαμηλό.
- Πώς ελέγχω αν συμφωνεί το υπόλοιπο με τον προμηθευτή;
- Ζήτησέ του καρτέλα στο τέλος κάθε τριμήνου και σύγκρινέ την με τη δική σου. Οι διαφορές είναι σχεδόν πάντα ένα τιμολόγιο που δεν έφτασε ποτέ ή μια πληρωμή που δεν καταχωρήθηκε.
- Τι σημαίνει αρνητικό υπόλοιπο;
- Ότι έχεις πληρώσει περισσότερα από όσα έχεις αγοράσει, δηλαδή έχεις προκαταβολή ή πίστωση. Συμβαίνει με προπληρωμές ή με επιστροφές εμπορευμάτων.
Το κείμενο είναι ενημερωτικό και δεν αποτελεί λογιστική ή φορολογική συμβουλή. Για τις υποχρεώσεις της επιχείρησής σου απευθύνσου στον λογιστή σου. Τελευταία ενημέρωση: 11/9/2026.